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Il successo del tuo evento? Dipende da te!
17 Jul 2017

Il successo del tuo evento? Dipende da te!

Scritto da Nicoletta Macallé

Organizzare eventi, seminari e workshop riguardanti l’attività di cui ti occupi, ti aiuta certamente a far conoscere alle persone i servizi che tu offri e, di conseguenza, ad allargare il tuo business e la tua cerchia di clienti. Ricordati che, così come diceva Aristotele nella sua “Politica”, “l’uomo è un animale sociale”. Che significa? Non può restare solo; pertanto, ha bisogno di organizzarsi in comunità con altri uomini e di scambiare con essi idee ed opinioni.

Per chi lo organizza, non c’è cosa più brutta (e a tratti umiliante) di dover spostare l’evento o (peggio ancora) annullarlo, a causa di un numero troppo esiguo di partecipanti.

Ma niente panico: ti daremo dei consigli pratici e molto semplici per organizzare un evento impeccabile!

Prima di iniziare con l’organizzazione di un evento, la cosa giusta da fare è dividere il lavoro in tre team diversi: quello che si occuperà delle attività creative, l’altro che si occuperà della progettazione e pianificazione dell’evento stesso e, infine, quello che si occuperà del focus del partecipante. Ricorda, comunque, che un buon lavoro di squadra fa la differenza!

  • Il team delle attività creative: il compito di questa squadra, dovrebbe essere quello di individuare il giusto target e un messaggio che funziona per promuovere l’evento e cercare di coinvolgere la nicchia giusta di pubblico, attraverso campagne sui social network, fatte di post e articoli affini all’argomento chiave dell’evento, comprese di volantini e gadget.
  • Il team di progettazione e pianificazione: l’obiettivo di questa squadra, invece, è di capire che tipo di evento organizzare (un corso, un seminario, un convegno o anche un workshop). Una volta identificato l’evento sotto questo aspetto, è utile decidere la data e fare un rotocalco dei tempi di organizzazione. Il migliore amico di questo tipo di team, potrebbe essere il famoso Diagramma di Gantt, uno strumento di supporto utilizzato principalmente nelle attività di project management e che permette la rappresentazione grafica di un calendario di attività, utile al fine di pianificare al meglio le specifiche attività di un progetto.
  • Il team del focus partecipativo: l’obiettivo principale di questo tipo di team, è quello di capire, attraverso sondaggi mirati alla comunità, cosa il partecipante vorrebbe dall’evento. La domanda giusta da porsi è “cosa posso offrire di più rispetto agli altri ai partecipanti? La risposta giusta da darsi è: qualcosa di inaspettato, qualcosa di innovativo e curioso, diretta ai bisogni della persona che viene al mio evento.

E’ ovvio che questi tre team non sono certamente indipendenti gli uni dagli altri: il segreto è comunicare e scambiarsi idee ed opinioni.

Prima della partenza di un evento, quindi, è cosa buona e giusta formare e preparare tutte le persone dello staff e, ad esse, affidare dei compiti ben precisi per lo svolgimento dell’attività. Durante l’evento, rizza le antenne e assicurati che tutto proceda nel modo previsto. Soltanto alla fine, poi, potrai valutare i risultati ottenuti, attraverso i feedback positivi o negativi di chi ha partecipato alla tua iniziativa.

Ultima cosa da tenere a mente: non avere paura di osare; il pubblico è imprevedibile nel dare risposte alle tue proposte!